O Certificado Digital funciona como um CPF ou CNPJ eletrônico, é uma identidade eletrônica de pessoas físicas ou empresas, muito utilizado na assinatura de documentos. A assinatura digital confere validade e garante integridade a documentos eletrônicos.
Disponível no Brasil desde 2001, o certificado digital além de agilizar a assinatura de documentos à distância atribuindo o mesmo valor legal da assinatura física, garante o controle de acesso de forma mais segura. Ele se aplica a sistemas eletrônicos restritos, sobretudo de órgãos públicos, incluindo a Receita Federal.
A que se destina o Certificado Digital?
O Certificado Digital pode ser adotado por pessoas físicas e jurídicas. Neste texto abordaremos aspectos relacionados às pessoas jurídicas. Em se tratando de empresas o certificado digital é aplicado na utilização do eSocial, na emissão de notas fiscais eletrônicas, utilização do e-CAC, realização de compromissos fiscais como entrega de obrigações acessórias através do SPED e autenticação de site e comércio eletrônico.
Vantagens do Certificado Digital
O Certificado Digital transformou processos nas empresas e facilitou a rotina de empresários. Muito se fala do certificado digital possibilitar a assinatura de documentos de onde estiver com a mesma validade jurídica do CNPJ, da segurança, proteção e confidencialidade das informações. Confira a seguir um pouco mais sobre essas vantagens:
- Desburocratização de processos: o Certificado Digital garante autenticidade de assinaturas digitais e dispensa o reconhecimento de firma em cartórios. Além disso, permite que os arquivos das obrigações acessórias e prestações de contas das três esferas de poder sejam baixados mais facilmente, incluindo a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física -IRPF. Pessoas que trabalham em empresas públicas conseguem acessar serviços e documentos exclusivos do governo como SPED, SISCOMEX, eSocial, entre outros.
- Segurança: Segurança também é uma vantagem, uma vez que a ferramenta torna mais seguro fazer transações na internet através da assinatura digital baseada em um sistema criptográfico. Todo documento assinado digitalmente fica bloqueado para edição, o que diminui o risco de alterações ou fraudes.
- Redução de despesas: Transações digitais contribuem para a economia na impressão de documentos e no gastos com cartório, uma vez que os documentos são autenticados digitalmente.
- Mobilidade: Por poder ser configurado em mais de um computador ou celular, contribui com a mobilidade. Essa facilidade permite que contratos sejam assinados a distância, de qualquer lugar.